Lösung und Nutzen
Eine Lösung vom Kunden für den Kunden. In unserem agilen Vorgehen haben wir die Vertriebsprozesse eines Großhandelsunternehmens in der bestehenden IT-Umgebung strukturiert, digitalisiert und das Wichtigste: etabliert. Basis dafür hat uns das Produktportfolio von Microsoft 365 geliefert, mit dem wir die Vertriebsabläufe einfach und übersichtlich in Richtung eines professionellen Kundenmanagements weiterentwickelt haben. Das Tool ermöglicht ein übersichtliches Aufgaben- und Terminmanagement, beinhaltet (teil-) automatisierte Abläufe, eine intelligente Gesprächsführung, eine Live-Datenanalyse, lernende Prozesse und ermöglicht die „Steuerung zur Selbststeuerung für alle Benutzer.“
Herausforderung und Vorgehen
Der Kunde steht vor der Einführung von SAP in seinem Unternehmen. Der Projekt-Zeitraum verschiebt sich jedoch und es wird kurzfristig nach einer Möglichkeit gesucht, Besuchsberichte des Vertriebs-Teams systematisch zu erfassen, zu dokumentieren, in Aktionen zu übersetzen und auszuwerten.
Nach der Beauftragung erhielt der Kunde direkten Zugang zu unserem Projekt-Bereich, in dem alles aufgelistet wird, das für das Projekt relevant ist:
- Beiträge: Hierüber werden Entscheidungen, Zusammenfassungen, Fragen und Ergebnis-Typen kommuniziert. U.a. gibt es 1x wöchentlich ein cm&p-Wochenupdate zum Projektstatus.
- Dateien: Dieser Bereich dient zur zentralen Datei-Ablage für alle relevanten Unterlagen des Projekts
- Steckbrief: Hierin enthalten sind alle Eckdaten des Projektes: Übergeordnete Ziele/Meilensteine, eine Übersicht des Projekt-Teams und Informationen zur Projektlaufzeit
- Projektplan: Der Projektplan orientiert sich an den im Angebot vereinbarten Leistungen. Hier werden Meilensteine definiert, Fristen gesetzt, Aufgaben hinzugefügt und auch Merkposten aufgebaut. Somit hat der Kunde jederzeit live einen Überblick: Wo stehen wir eigentlich?
Getreu dem Motto „Design with the user“ – ein Grundsatz aus den 9 digitalen Prinzipien, denen sich cm&p verschrieben hat – fand der Fachkonzept-Workshop mit den Führungskräften und einigen MitarbeiterInnen aus dem Vertrieb statt. Der Prozess im Anschluss wurde ebenfalls von dem gesamten Projekt-Team begleitet und mit wertvollen Impulsen vorangetrieben.
Die Anforderungen an das Projekt waren schnell definiert:
- Die spezielle Vertriebsarbeit im B2B-Geschäft unterstützen und digitalisieren
- Ein Tool, das im täglichen Vertrieb leicht bedienbar ist
- Kein Systembruch: Direkte Umsetzung in der Microsoft-Umgebung
Im nächsten Schritt wurden die Apps aus der Microsoft-Familie ausgewählt, die für den Aufbau der Lösung relevant waren und definiert, welche Lizenzstruktur benötigt wird. In diesem Fall entschied der Kunde sich für den Aufbau auf Basis der Standard MS 365-Lizenz, die jeder Mitarbeiter bereits nutzte. D.h. keine weiteren Kosten nach der Aufbauphase.
Daraus abgeleitet wurde auf Basis eines cm&p-erprobten Vorgehens für Vertriebsprozesse der Ablauf mit dem Kunden durchgesprochen und an bestimmten Stellen ergänzt bzw. erweitert. Wir nennen das neudeutsch die „Customizing-Phase“.
Wir sind immer noch in Woche 1 und am Ende eines 6h-Fachkonzept-Workshops, der in 4x 1,5h-Slots unterteilt ist. Wie in jedem guten Workshop werden auch bei uns im Anschluss immer Fragen zu den aktuellen Eindrücken, Feedback und Verbesserungsvorschlägen gestellt.
Innerhalb von 4 Monaten wurde in wöchentlichen Sprints aus einem Fachkonzept ein Pilot und aus dem Piloten nach einer Testphase ein Tool, das direkten Mehrwert in der täglichen Vertriebsarbeit stiftet. Hierbei sind wir den erprobten cm&p-Weg von der Beauftragung, über das Fachkonzept, die technische Umsetzung, die Testphase und die Go-Live-Begleitung gegangen.
Und das schöne ist: Am Ende eines gemeinsamen Weges einen Blick auf das gemeinsam erarbeitete zu werfen und im Abschluss-Workshop Sätze wie „Hilft super weiter“ oder „System ist wie ein 6er im Lotto“ zu hören. Gleichzeitig konnten während des Projektzeitraums wertvolle weitere Impulse gesammelt werden, die die Vertriebsarbeit des Kunden nachhaltig verbessern werden.
Sie möchten sich zu einem der im Beitrag genannten Themen austauschen? Egal ob unverbindliches Erst-Telefonat oder die direkte Erarbeitung einer Digitalisierungs-Roadmap über unseren Phase-Alpha-Ansatz – Wir stehen Ihnen als erfahrener Partner jederzeit zur Verfügung und freuen uns mit Ihnen in Kontakt zu kommen.
