Erfolgreich Digitalisierungs-Projekte gestalten und umsetzen

Gehen Sie den cm&p-Weg - Ablauf und Nutzen anhand eines Praxis-Beispiels

Warum gestaltet sich der digitale Wandel im deutschen Mittelstand teilweise so schwierig? Laut einer Umfrage der Innovations-Bank Schleswig-Holstein geben nur 15% fehlende finanzielle Mittel an. Der Großteil nennt fehlendes Know-how als Grund. Doch wie kommt das Know-how in Ihren Betrieb? Teure Weiterbildungen ohne greifbaren Mehrwert? Oder doch das berühmte Learning-By-Doing?  Im folgenden Artikel geben wir Antworten auf all diese Fragen, erläutern Ihnen den vollständigen Ablauf einer Zusammenarbeit mit uns, werfen einen Blick auf typische Herausforderungen von KMU in Deutschland und zeigen anhand eines Praxis-Beispiels Wege auf, wie diese angegangen werden können. Was Sie vorab wissen müssen: Sie als Kunde stehen hierbei immer im Mittelpunkt. Erfolg gelingt nur gemeinsam.

Starten wir mit den Antworten auf die im Intro gestellten Fragen: Das Know-how kommt selbstverständlich über beide Wege in ihr Unternehmen. Gut geschultes und motiviertes Personal sind die Grundlagen dafür, dass digitaler Wandel gelingen kann. Die Herausforderung des Mittelstands ist aber oft eine andere. Es sind festgefahrene Abläufe bzw. Herangehensweisen, die sich historisch etabliert haben. Wandel gelingt jedoch erst durch ein Neujustieren dieser Muster. Hier ist Organisationsentwicklung gefragt und eine starke Führungskraft, die visionär denkt.

Unser Fokus heute liegt auf dem Thema „Learning-by-doing“. Gemeinsam mit einem Beratungsunternehmen den digitalen Wandel gestalten, Mitarbeiter mitarbeiten lassen und BestPractice in Ihrer Organisation etablieren. Der Mehrwert liegt nicht nur in der erfolgreichen Umsetzung des Projektes, sondern auch im Ausbau des Digitalisierungs-Know-hows auf ihrer Seite. Wie das konkret gelingen kann, möchten wir anhand eines Praxis-Beispiels aus dem Vertriebs-Umfeld erläutern, das sich, wie alle cm&p-Projekte, in 3 Phasen unterteilt hat:

  • Konzeption
  • Realisierung
  • Betrieb

1. Prequalifizierung

In der Phase der Pre-Qualifizierung lernen wir die Kunden-Ziele kennen, hinterfragen strukturiert und bekommen so gemeinsam mit dem Kunden ein erstes Gefühl dafür, wo der Schuh drückt und welches übergeordnete Ziel erreicht werden muss.

Im Falle unseres Praxis-Beispiels war das eine Reaktion auf ein kostenloses Tool, das wir im Zuge eines Newsletters zur Verfügung gestellt hatten. In einer gemeinsamen Webkonferenz mit dem Geschäftsführer hat sich dann das übergeordnete Ziel ergeben, den aktuell stattfindenden situativen Vertrieb durch ein präzises Markt-orientiertes Verfahren zu ersetzen. Für die Erstellung des Grob-Konzepts, worauf schließlich auch das Angebot basiert, war unser Wunsch alle beteiligten Mitarbeiter mit ins Boot zu holen.

2. Workshop Grob-Konzept

Gemeinsam mit dem Projekt-Team, bestehend aus Kunden- und cm&p-Team, geht es nun deutlich gezielter an die Präzisierung des übergeordneten Ziels im Workshop Grob-Konzept. Hierfür dient unser erprobter halbtägiger Phase-Alpha-Workshop (Verlinkung), auf den wir hier nicht näher eingehen. Das Ergebnis daraus ist zum einen ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Arbeit mit uns aussieht und gleichzeitig eine umfangreich ausgearbeitete Dokumentation, die Sie im Anschluss an den Workshop mit kombiniert mit einem Angebot zugesendet bekommen. An dieser Stelle entscheiden Sie, ob Sie den cm&p-Weg (Angebot) mit uns gehen wollen oder die Ergebnisse des Phase-Alpha-Workshops teilweise eigenständig oder mit einem anderen Unternehmen umsetzen möchten.

Im Beispiel-Projekt wurde der Fokus unserer Betreuung auf die Weiterentwicklung des zielgerichteten B2B-Vertriebs gelegt. Hierzu sollte nach einer ersten Bestandsaufnahme und Bewertung aktueller Prozesse und Strukturen ein Ansatz entwickelt werden, der den Außendienst in seiner Arbeit unterstützt und die des Gesamt-Vertriebs professionalisiert. Das übergeordnete Ziel wurde nach dem Austausch mit den Mitarbeitern aktualisiert. Darüber hinaus wurden im Workshop sieben weitere Themen identifiziert, die das Unternehmen eigenständig intern umsetzen wollte. Mit dem Aufbau einer Besuchs-App, die den Vertriebsmitarbeiter strukturiert durch seinen Arbeitsalltag führt, nach dem Besuch sinnvolle Automationen wie z.B. Wiedervorlage-Termine oder eine Aufgabenverteilung ermöglicht und der Auswertung dieser Daten in einem BI-Dashboard wurden konkrete Ergebnis-Typen definiert, die das Unternehmen gemeinsam mit uns erreichen wollte.

3. Angebot

Gemeinsam mit dem Projekt-Team, bestehend aus Kunden- und cm&p-Team, geht es nun deutlich gezielter an die Präzisierung des übergeordneten Ziels im Workshop Grob-Konzept. Hierfür dient unser erprobter halbtägiger Phase-Alpha-Workshop (Verlinkung), auf den wir hier nicht näher eingehen. Das Ergebnis daraus ist zum einen ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Arbeit mit uns aussieht und gleichzeitig eine umfangreich ausgearbeitete Dokumentation, die Sie im Anschluss an den Workshop mit kombiniert mit einem Angebot zugesendet bekommen. An dieser Stelle entscheiden Sie, ob Sie den cm&p-Weg (Angebot) mit uns gehen wollen oder die Ergebnisse des Phase-Alpha-Workshops teilweise eigenständig oder mit einem anderen Unternehmen umsetzen möchten.

Im Beispiel-Projekt wurde der Fokus unserer Betreuung auf die Weiterentwicklung des zielgerichteten B2B-Vertriebs gelegt. Hierzu sollte nach einer ersten Bestandsaufnahme und Bewertung aktueller Prozesse und Strukturen ein Ansatz entwickelt werden, der den Außendienst in seiner Arbeit unterstützt und die des Gesamt-Vertriebs professionalisiert. Das übergeordnete Ziel wurde nach dem Austausch mit den Mitarbeitern aktualisiert. Darüber hinaus wurden im Workshop sieben weitere Themen identifiziert, die das Unternehmen eigenständig intern umsetzen wollte. Mit dem Aufbau einer Besuchs-App, die den Vertriebsmitarbeiter strukturiert durch seinen Arbeitsalltag führt, nach dem Besuch sinnvolle Automationen wie z.B. Wiedervorlage-Termine oder eine Aufgabenverteilung ermöglicht und der Auswertung dieser Daten in einem BI-Dashboard wurden konkrete Ergebnis-Typen definiert, die das Unternehmen gemeinsam mit uns erreichen wollte.

„Wer bis hierhin nicht zufrieden ist, zahlt bei cm&p keinen Cent – unsere Kunden-Zufriedenheits-Garantie, die seit mehr als 15 Jahren noch nie gezogen wurde.“

4. Fachliche Konzeption

Mit der fachlichen Konzeption startet die Realisierungs-Phase, in der das Projekt-Team zunächst Zugriff auf den cm&p-Projekt-Bereich erhält, wo Ergebnis-Typen, Ziele und übergeordnete Meilensteine definiert sind. In diesem Rahmen beginnt nun in agiler Herangehensweise die Umsetzung des Digitalisierungs-Projekts. Die fachliche Konzeption ist die Grundlage für die anschließende technische Umsetzung und Bedarf immer 4 Stufen:

  • Entwurf auf Basis der vorab verfügbaren Informationen durch uns
  • Intensiver Fachkonzept-Workshop mit dem gesamten Projekt-Team
  • Feinschliff aller besprochenen Punkte inkl. detailliertem Meilensteinplan durch uns
  • Abnahme durch den Kunden

Im Projektbeispiel wurde nach der Einordnung der Lösung in die Systemlandschaft des mittelständischen Kunden eine Systemarchitektur für das Projekt aufgebaut und im Anschluss der typische Ablauf eines Kundenbesuchs in unserer Besuchsmatrix gemeinsam mit dem Außendienst erarbeitet. Mehr als 100 verschiedene Auswahlmöglichkeiten, die je nach Besuchsablauf jedoch mit wenigen Klicks in weniger als 3 Minuten auf dem Smartphone dokumentiert sein sollten, waren das Ergebnis. Nach 1-2 Feedback-Runden, dem datenschutzkonformen Aufbau und der Festlegung von Backup-Routinen wurde das Fachkonzept final abgenommen. Gleiches galt wenig später für den Aufbau des BI-Sales-Dashboards.

5. Technischer Aufbau

Die technische Umsetzung der Lösung richtet sich zu 100% an die kundenindividuellen Wünsche, die im Fachkonzept erarbeitet und abgenommen wurden. Mit zeitnaher Umsetzung, 4-Augen-Ergebnis-Kontrolle und regelmäßiger Erfolgskommunikation, wissen Sie jederzeit, dass Ergebnisse erzielt werden und wo wir im Projektplan stehen.

Mit einem motivierten Team auf beiden Seiten konnten wir im Beispiel-Projekt innerhalb von 3 Wochen eine kundenindividuelle Lösung aufbauen.  

6. Testing

Aufbau, Übergabe, los geht’s. Nicht bei uns. Wir bauen bei allen Projekten ein strukturiertes Testing ein, bei dem der Einsatz der BETA-Lösung typischerweise 2 Wochen lang von ausgewählten Mitarbeitern getestet wird. Die Anpassungswünsche werden zusammengetragen, von allen in einem Workshop bewertet und im Anschluss eingearbeitet.

Nach einem Kick-Off-Workshop für die Testphase inkl. anschließender Installation bei den definierten Mitarbeitern wurden, während 2 Wochen, noch sechs sinnvolle Verbesserungs-Vorschläge identifiziert, die während des Live-Einsatzes aufgefallen sind. Nach Beendigung der Testphase wurden diese bewertet und fünf von sechs Vorschlägen noch eingearbeitet.

7.-9. Abnahme Workshop

Im Abnahme-Workshop werfen wir einen Blick auf den bisher stattgefundenen Projekt-Zeitraum, nehmen Feedback auf und geben auch Ihnen ein wertvolles Feedback. Wichtig ist hier die finale Gesamt-Abnahme aller im Angebot definierten Ergebnis-Typen inkl. der finalen Einarbeitung aus der Testphase. Handelt es sich um ein Projekt, dass das Microsoft-Paket als Basis hat, entscheiden Sie hier, ob Sie die technische Lösung in der Umgebung von cm&p nutzen möchten oder in Ihre Umgebung umziehen möchten. Ist das definiert wird die Lösung entsprechend Ihrer Auswahl installiert und an Sie übergeben. Nach dem Abnahme-Workshop mit allen involvierten Mitarbeitern erhalten Sie ein Manual und eine Installations-Beschreibung von uns.

Im Beispiel-Projekt fand coronabedingt eine Webkonferenz mit allen Mitarbeitern statt, wo nach einem kurzen Projekt-Review die Lösung vorgestellt und mit Use-Cases erläutert wurde. Da der Termin aufgezeichnet wurde, sind Erläuterung und Installation künftig als Webinar verfügbar, sodass sich jeder neue Mitarbeiter direkt zurechtfindet. Der Kunde hat sich für eine Nutzung in der eigenen Umgebung entschieden.

Sie haben ein Digitalisierungs-Vorhaben, das Sie mit uns besprechen möchten und sind interessiert, wie Ihr cm&p-Weg aussehen könnte? Dann rufen Sie uns doch gerne unter der Nummer 069 150 435 280 an und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Erst-Termin per Telefon, per Webkonferenz oder auch Vor-Ort bei uns in Frankfurt. Gerne können Sie uns auch Ihr Anliegen oder Ihre Fragen über unser Kontaktformular mitteilen.