Phase-Alpha-Ansatz: Miteinander arbeiten statt nur zu reden

Starten Sie Ihr Projekt mit dem Phase-Alpha-Ansatz 

Lernen Sie mit unseren Phase-Alpha-Ansatz kennen, wie Sie neue Projekte in Ihrem Unternehmen strukturiert anstoßen und entweder alleine oder in Zusammenarbeit mit cm&p umsetzen können.

Lassen Sie sich in diesem Video von Edmund Cramer durch die 7 Phasen des Phase-Alpha-Ansatzes führen und erfahren Sie, mit welchen Fragestellungen Sie sich dabei unteranderem beschäftigen sollten:

  • Welche Stärken & Schwächen besitzt Ihr Unternehmen aktuell und welche Chancen & Herausforderung bringt Ihr Markt mit sich?
  • Welche Lösungsansätze haben Sie bereits und wie können Sie diese weiterentwickeln?
  • Wie starten Sie Ihr Projekt konkret?

Zusätzlich finden Sie die im Video erläuterten Phasen noch einmal untenstehend ausführlich beschrieben. 

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei dem Video und viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Projekte  mit dem vorgestellten Ansatz, alleine oder mit unserer Begleitung durch einen Phase-Alpha-Workshop.

(Klicken Sie hier, um sich das Video auf Youtube anzuschauen, falls es bei Ihnen nicht abgespielt werden kann) 

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Sie haben weitere Fragen zu unserem Phase-Alpha-Ansatz? Sie finden die im Video erwähnten Phasen noch einmal ausführlich untenstehend beschrieben oder können jederzeit uns über unser Kontaktformular schreiben.

Zu Beginn werden die Teilnehmer für den Workshop festgelegt, die sich typischerweise aus den Entscheidern und (einigen) späteren Projektteilnehmern zusammensetzen sollte. Je früher wir in einem Phase-Alpha-Workshop „Betroffene zu Beteiligten“ machen können umso größer ist die Akzeptanz der Ergebnisse im Unternehmen.

Neben der üblichen kurzen Vorstellungsrunde geht es in dieser frühen Phase des Workshops bereits darum, dass Öko-System des Unternehmens zu verstehen. Es geht nicht nur um die Menschen, die im Raum sitzen, sondern auch die nicht anwesenden Stakeholder. Welche Interessen haben sie an dem Projekt, was muss aus deren Sicht berücksichtigt werden.

Je früher die Fach- und Budget-Entscheider in den Phase-Alpha-Workshop eingebunden werden umso besser ist dies für die spätere Entscheidungsfindung durch den Kunden. Je stärker wir verstehen, wer die Teilnehmer in dem Gesamtprojekt sind, wer welche Interessen vertritt und ob und wie diese Interessen sich möglicherweise widersprechen, umso bessere Möglichkeiten haben wir, das Projekt den konkreten Erfordernissen des Kunden anzupassen. Unsere Erfahrung ist, dass der Kunde oftmals zu diesem Zeitpunkt selbst noch nicht genau versteht und weiß, in welchem Zusammenhang dieses Projekt Auswirkungen auf unterschiedliche Abteilungen haben kann.

Zugleich geht es in dieser Workshop-Phase auch darum, die ganz konkreten Projekterwartungen des Kunden in Erfahrung zu bringen. Das hat zu diesem Zeitpunkt häufig noch holzschnittartigen Charakter, da der Unternehmer seine Erwartungen an ein Dienstleistungsprojekt  zu diesem frühen Termin selber noch nicht präzise genug formuliert hat. Es hilft uns im Workshop aber, die richtigen Weichen zu stellen.

Probefahrt-Erlebnis für den Unternehmer:

Er erkennt, dass die Menschen im Unternehmen für das Projekt wichtig sind und erlebt uns von Beginn an genauso, wie wir später arbeiten: klar, strukturiert, auf den Punkt kommend.

In diesem Schritt geht es darum, das Unternehmen in seinen Grundzügen zu verstehen: Wie funktioniert das Geschäftsmodell, welches sind die wesentlichen Erlösquellen, welches die wesentlichen Kostentreiber.

Basierend auf der vorherigen Internet-Recherche werden gilt es jetzt, die noch fehlenden und für das Kundenprojekt relevanten Zahlen, Daten und Fakten in Erfahrung zu bringen. In dieser immer noch frühen Phase des Workshops geht es darum, die wirtschaftliche Situation des Unternehmens zu verstehen: Handelt es sich um ein Hin-zu-Projekt, will der Kunde also von einer stabilen Ausgangsposition kommend sein Unternehmen weiterentwickeln, neue Ziele erreichen. Oder handelt es sich eher um ein Weg-von-Projekt, muss das Unternehmen also aus einer eher schwachen unternehmerischen Phase heraus Themen neu justieren um sein Unternehmen wieder flott zu bekommen.

Je früher wir diese wenigen Eckpunkte klären können, umso besser können wir anschließend unsere Leistungen auf die Bedürfnisse des Kunden zuschneiden.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Er erkennt, dass wir uns auf sein Unternehmen und den Termin vorbereitet haben und sein wirtschaftliches Umfeld in den Grundzügen bereits verstehen.

Schritt 3 beginnt mit ganz offenen Fragen: Um was geht es eigentlich ganz konkret? Was ist die eigentliche Herausforderung? Ist sie das wirklich? Gibt es dahinterliegende Motive, die eigentlich geklärt werden müssten?

Typischerweise tauchen wir ab diesem Punkt sehr tief in die Themenwelt des Unternehmens ein. Ganz automatisch beginnt er damit, seine Situation ausführlich zu schildern, so dass gute Moderationskenntnisse gefordert sind, um immer wieder zum Kern-Thema zurück zu kommen und die erarbeiteten Ergebnisse schlank zu dokumentieren. Wir loten sein eigentliches Problem aus und bringen es auf den Punkt.

Dazu gehört auch, dass wir eine kompakte Stärken-/Schwächenanalyse durchführen und uns mit den Trends und Anforderungen des Marktes beschäftigen – sofern beides für das Kundenprojekt hilfreich ist.

Ganz wichtig an dieser Stelle für uns als Berater ist, dass wir niemals raten und auch keine voreiligen Lösungen präsentieren. So sehr es uns auch kribbeln mag: wir stellen Fragen, hinterfragen die Antworten und dokumentieren sauber. Wir empfehlen an dieser Stelle noch nichts, unterbreiten keine Vorschläge aus vergangenen Projekten sondern bleiben konsequent in der Welt des Kunden.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Er erkennt, dass wir schnell, tief und vorurteilsfrei in seine Welt einsteigen. Wir hören zu und hinterfragen und werden damit schnell zum Sparringspartner.

Zumeist haben die Workshop-Teilnehmer bereits Ideen zur Lösung ihrer Probleme bzw. zur Umsetzung der gewünschten Lösung. Wir stellen diese gemeinsam auf den Prüfstand, analysieren dabei die hemmenden und treibenden Kräfte und versuchen die Auswirkungen dieser jeweiligen Lösung auf das Unternehmen zügig zu quantifizieren und qualifizieren.

Zugleich erwartet der Unternehmer natürlich von einem Berater eine umfassende fachliche Expertise und Erfahrung aus ähnlichen Projekten. An dieser Stelle berichten wir daher aus vergleichbaren oder ähnlichen Situationen, wie die dortigen Lösungen ausgesehen haben und erläutern diese anonymisiert als Best-Practice-Beispiele. Auch hierfür diskutieren wir die hemmenden und treibenden Kräfte einer möglichen Umsetzung.

Im Jahr 2018 können solche Diskussionen nicht ohne digitale Ansätze erfolgen. Entsprechend wird an dieser Stelle auch über die Integration digitaler Elemente in das Projekt gesprochen. Das beginnt bei einfachen Standard-Lösungen, z.B. Collaboration-Tools, Portalen oder Apps und hört bei disruptiven Ansätzen für die komplette Digitalisierung der bisherigen Wertschöpfungskette auf.

In dieser Workshop-Phase wird sehr schnell klar, mit welchen dieser Ideen und Lösungen weitergearbeitet werden sollte. Sie werden als Hypothesen für die beiden nächsten Workshop-Phasen formuliert.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Er erkennt, dass wir nicht in Problemen sondern immer in Lösungen denken, dass wir seine Ideen anerkennen und zusätzlich eigene Ideen einbringen.

Für viele Unternehmer ist es immer wieder überraschend, wie viel Lösungsansätze in so kurzer Zeit bei einer so strukturierten Vorgehensweise erarbeitet werden können. Daher wird bereits an dieser Stelle damit begonnen, sich auf die Lösungsansätze mit den größten Hebeln zu konzentrieren. Schlussendlich geht es bei Dienstleistungsprojekten nicht um wissenschaftliche Ausarbeitungen, sondern um ganz pragmatische Lösungen. Diese sollen möglichst schnell dem internen oder externen Markt bereit gestellt werden um zu testen, ob sie tragfähig sind.

Dabei haben wir immer schon am Anfang das geplante Ende im Sinn. Schließlich haben wir zu Beginn des Workshops nach der gewünschten SOLL-Situation und den erwarteten finanziellen Effekten gefragt. Also gilt es diese nicht aus den Augen zu verlieren.

Die formulierten Lösungsansätze dürfen nicht übersteigert sein, sie müssen das Unternehmen aber definitiv nach vorne bringen. Manchmal kommt es an dieser Stelle dazu, das den Teilnehmern zahlreiche weitere Ideen einfallen mit dem Risiko, das Projekt zu überfrachten. Um das zu vermeiden, bleiben wir konsequent bei den bis hierher erarbeiteten schlanken Ansätzen und dokumentieren alle weiterführenden Ideen in einem Themenspeicher. Somit geht nichts verloren und wir halten unseren hohen Grad der Ergebnisfokussierung bei. In dieser Phase geht es darum, den Teilnehmern genau das zu geben, was sie brauchen, um über „das Ende im Sinn“ zu entscheiden. Alles Zusätzliche würde das Projekt verkomplizieren oder den Entscheidungsprozess behindern.

Bei all dem bedienen wir als Berater die Kernüberzeugungen des Unternehmens und nicht unsere eigenen. Nur an den Stellen, an denen wir wirkliche „Fehler“ in den Kundenaussagen identifizieren schreiten wir ein in dem wir die zugrundeliegenden Annahmen offen hinterfragen.

In dieser fünften Phase des Phase-Alpha-Workshops sind wir faktisch in der inhaltlichen Projektausschreibung. Durch die Bewertung und Priorisierung der bis zu diesem Zeitpunkt erarbeiteten Ergebnisse nimmt das künftige Projekt konkrete Gestalt an. Gelbe Ampeln werden erkennbar, Kritik des Kunden an den bis hierher erarbeiteten Lösungen kommt an dieser Stelle präzise und zügig zum Vorschein.

Einwendungen der Workshop-Teilnehmer gilt es anzuerkennen, was nicht bedeutet, diesen auch immer inhaltlich zuzustimmen. Es geht darum, die Einwendungen aus dem Unternehmen zu verstehen, in dem sie regelmäßig, offen und sofort angesprochen werden. Die Auflösung erfolgt durch:

  • Harte Daten und Fakten
  • Vergleiche mit Dritten
  • Logische Argumente
  • Analogien und Metaphern
  • Reframing der Einwände

Bei allen diesen Diskussionen leitet uns immer der zu erzielende Nutzen für das Unternehmen. Dieser kann qualitativer Natur sein oder – was zumeist in Vertriebsprojekten der Fall ist – quantifizierbar in Form von Mengen-, Umsatz- und/oder Preissteigerungen, genereller Ergebnissteigerungen oder Kostensenkungen.

Sind danach die 1-2 wesentlichen Erfolgshebel definiert, geht es zum nächsten Schritt, dem Maßnahmenplan weiter.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Er erkennt, dass wir Interesse an seinem Projekt haben, dass wir seine Einwendungen ernst nehmen und gemeinsam Lösungen dafür suchen.

Wenn es in Richtung Umsetzung geht, dann lautet unser Credo: Versuchen Sie so schnell wie möglich einen Launch als “minimum viable prototyp (mvp)” oder als agiles Startup-Projekt herbeizuführen. Besser zwei oder drei Lösungen zügig im Markt getestet als eine große Lösung in 24 Monaten konzeptionell erarbeitet zu haben. Der Schnelle schlägt den Langsamen, nicht der Große den Kleinen.

Fehler werden verziehen wenn man eine professionelle Fehlerkultur und saubere Projektkommunikation initiiert. In so einer frühen Projektphase kommen die meisten Unternehmen mit Fehlern klar, da das Projekt klein und kostengünstig ist und die Fehler somit keinen hohen finanziellen Aufwand nach sich ziehen.

Alle To-Dos für das Projekt werden in einem klassischen Maßnahmenplan direkt in Gegenwart der Workshop-Teilnehmer dokumentiert. Je nach Projektgröße kann im Nachgang noch ein ausgearbeiteter Projektplan nachgeschoben werden.

An dieser Stelle wird auch über die für das Projekt erforderlichen Ressourcen gesprochen. Wie immer gibt es die drei wesentlichen Ressourcen:  Zeit, Manpower und Geld.

Geld ist immer ein Problem, daher muss es frühzeitig angesprochen werden. Der Einsatz eines Beraters muss sich lohnen, er muss im Verhältnis zu den bereitstehenden Budgets stehen. Also klären wir diese so präzise und frühzeitig wie möglich. Dabei muss unterschieden werden zwischen dem Wert bzw. Ergebnis der Leistung selbst und dem dafür verfügbaren Budget. Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied. Wenn jemand 30.000€ verfügbar hat, dann kann er dafür keinen Rolls Royce kaufen. Das ist nicht weiter schlimm, auch für 30.000€ gibt es gute Autos. Ist diese Person jedoch an einem Rolls Royce interessiert, dann wird sie ihr Budget aufstocken müssen. Je offener und frühzeitiger über Budgets gesprochen wird, umso besser. Dies spart beiden Seiten enorm viel Zeit und Energie.

Die zweite wesentliche Ressource in Projekten ist die Manpower. Hier gilt es zu klären, wer die eigentliche Projektarbeit durchführen soll. Der beauftragende Unternehmer ist zu diesem Zeitpunkt zumeist noch nicht so weit, um diese Frage konkret zu beantworten. Für die Ableitung eines konkreten Angebotes durch den Berater ist diese Information jedoch ganz wesentlich. Auch gilt es, die Verantwortlichkeiten für das Projekt zu klären. Projekte ohne geklärte Verantwortlichkeiten sind von vornherein zum Scheitern verurteilt. Eine noch so gute Projektvorbereitung wird zu schlechten Projektergebnissen führen, wenn Verantwortlichkeiten nicht bereits frühzeitig klar definiert sind.

Manchmal erkennt der Kunde an dieser Stelle, dass er das Projekt eigentlich lieber selbstständig, d.h. ohne externe Hilfe, durchführen möchte oder derzeit die internen personellen Ressourcen für das Projekt gar nicht hat. Wenn dies das Ergebnis eines Phase-Alpha-Workshops ist, dann ist das genauso gut. Wir haben dann mit überschaubarem Aufwand das Ergebnis herausgearbeitet, der Kunde ist zufrieden und wird sich positiv an uns erinnern. Das ist allemal besser, als Wochen oder Monate lang hinter dem Kunden her zu laufen um dann, nach Vergeudung von viel Zeit, die Information zu erhalten, dass das Unternehmen das Projekt doch lieber selber oder gar nicht oder erst in 2 Jahren machen möchte.

Als dritte und letzte Ressource ist die Zeit zu nennen. Ist die zeitliche Erwartung des Kunden zu kurzfristig, zu langfristig oder gegebenenfalls zu unbestimmt? Auch dies gilt es rechtzeitig zu klären und Übereinstimmung zu erzielen.

Für alle 3 Ressourcen gilt: Alle gelben Ampeln müssen immer frühzeitig und konkret im Phase-Alpha-Workshop angesprochen werden.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Die Erarbeitung des Maßnahmenplans gibt dem Kunden einen ganz klaren Überblick über die nächsten Schritte zur Lösung seines Problems

Ein Phase-Alpha-Workshop endet immer mit der sogenannten “Phase-Alpha-Frage”: Gibt es aus Sicht des Unternehmers irgendwelche Argumente die gegen den Start des Projekts gemeinsam mit uns als Berater sprechen? Damit der Unternehmer diese Fragen auch wirklich beantworten kann, sind zuvor noch zwei weitere Ergebnistypen zu produzieren.

Zum einen bekommt der Unternehmer eine erste Identifikation für ein Angebot auf Basis der bis zu diesem Zeitpunkt erarbeiteten Ergebnisse. Wir sind nach dieser kurzen Zeit in der Lage einen recht präzisen finanziellen Rahmen für den eigentlichen Projektstart abstecken zu können und die damit verbundenen konkreten Leistungen und Nutzen zu benennen. Damit hat das Unternehmen eine klare Kalkulationsgrundlage. Das spart beiden Seiten viel Zeit.

Zum zweiten lassen wir uns fachliches und persönliches Feedback geben. Ist der Kunde mit der Art und Weise unseres Vorgehens zufrieden? Passt unsere Methodik zu seiner unternehmerischen Struktur und zu seinen Erwartungen? Kommt er mit uns als Person klar und kann sich auch menschlich eine Zusammenarbeit vorstellen? Auch hier gilt wieder: gelbe Ampeln sofort ansprechen und klären.

Der eigentliche Abschluss ist dann die von uns sogenannten “finale Phase-Alpha-Frage”: Gibt es etwas, dass das Unternehmen daran hindert, mit uns zusammenzuarbeiten und das Projekt wie vorgeschlagen zu starten? Letztlich gilt es mit dieser letzten Frage gemeinsam mit dem Unternehmer alle Ampeln für sein Projekt auf Grün zu stellen.

Probefahrt-Erlebnis für den Kunden:

Er erlebt, wie in sehr kurzer Zeit ein konkretes Thema, nämlich die Auswahl eines Dienstleisters zur Lösung seines Problems, in Form eines Mini-Projektes entscheidungsreif ausgearbeitet und dokumentiert wurde. Die Art und Weise, wie wir verkaufen, ist für unsere künftigen Kunden also eine Gratisprobe der Art, wie wir ihre Probleme lösen.