Visualisieren Ihren Vertriebserfolg
Häufig wird der Vertrieb noch immer über Renner- und Penner-Liste, lange Excel-Tabellen und seitenlange Auswertungen gesteuert. Dabei ist schon lange bekannt: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Genau das tut ein Sales-Dashboard: Es zeigt auf einen Blick, wo Ihr Vertrieb gerade steht. Punktgenau, individuell, interaktiv und jederzeit erreichbar, auch vom Smartphone oder Tablet.
Wir geben Ihnen im Folgenden einen kompakten Überblick über die aus unserer Sicht 3 wichtigsten Fragen, die es für den Aufbau Ihres eigenen aussagekräftigen Sales-Dashboards in Ihrem Unternehmen zu beantworten gilt:
- Wie wird ein aussagekräftiges Sales-Dashboard strukturiert?
- Woher kommen die Daten?
- Wie sieht die Umsetzung aus?
Falls Sie noch tiefer in die folgenden unterschiedlichen Bereiche der Welt der Sales-Dashboards einsteigen wollen, finden Sie im Beitrag zahlreiche Absprünge zu weiterführenden Inhalten auf unserer Website aus unserer Video-Beitrags-Reihe des Movie-Mondays.
Dank moderner Reporting-Tools müssen Auswertungen nicht mehr langweilige Tabellen sein. Vielmehr werden Kennzahlen in Form von interaktiven Charts abgebildet. Ein interaktives Chart ist eine Grafik, hinter der mehr Informationen stecken, als auf den ersten Blick erkennbar sind. Somit haben Sie nicht mehr einen Daten-Friedhof als Ansicht, sondern bewegen sich interaktiv durch die Kennzahlen so wie Sie es zum Zeitpunkt Ihrer Analyse benötigen.
Für eine optimale Entscheidungsfindung sind jedoch nicht nur interaktive Charts gefragt, sondern vor allem die Aussagekraft der Dashboards als wichtigste Eigenschaft. Dies klingt zwar im ersten Moment sehr banal, doch sollte gerade in der Konzeptionsphase, ganz nach unserem Motto vom Ende her denken, am meisten Gehirnschmalz investiert werden. Relativ viele Unternehmen stoßen erst in der Umsetzungsphase auf Probleme, die Sie im Vorfeld nicht ausreichend bedacht haben, so den Umsetzungszeitraum in die Länge ziehen und damit unnötig interne Kosten verursachen.
1. Wie wird ein aussagekräftiges Sales-Dashboard strukturiert?
Bei einem aussagekräftigen Sales-Dashboard sollten alle relevanten Inhalte und Funktionen an einem Ort verfügbar sein. Damit sind wir beim Punkt Individuell. Ein Vertriebsleiter hat andere Informationsbedürfnisse als ein Gebietsleiter oder ein Verkäufer. Entsprechend müssen die Sales-Dashboards so aufgebaut sein, dass jeder im Vertrieb tätige Mitarbeiter genau die Infos bekommt, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Wir empfehlen daher immer, den Vertriebsmitarbeitern den Zugriff auf das Sales-Dashboard einzurichten, so dass sie jederzeit wissen, wo sie vertrieblich stehen. Über ein aktives Rollen- und Rechtemanagement können dem Außendienst bestimmte Leserechte eingeräumt bzw. untersagt werden. Damit legt das Unternehmen fest, was der operative Vertrieb sehen darf und was nicht.
Und welche Informationen gehören jetzt in einem solchen Sales-Dashboard abgebildet? Nun, das hängt von Ihrer Branche und Ihren vertrieblichen Zielen ab. Hierfür müssen die erforderlichen KPIs (Key Performance Indicators) definiert werden. Diese KPIs müssen punktgenau die Daten messen (abbilden), die für den Erfolg Ihres Vertriebs relevant sind. Zwar gibt es das übliche Set vertrieblicher Standard-Kennzahlen (Angebotsquote, Abschlussquote, Umsatzentwicklung etc.). Darüber hinaus gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlicher KPIs, die für das eine Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, für ein anderes Unternehmen aber überhaupt nicht relevant. Daher steht zu Beginn des Aufbaus eines Sales-Dashboards immer die Überlegung, welche Kennzahlen die eigentlichen Treiber in Ihrem Vertrieb sind.
Weitere Informationen über zielführende Kennzahlen im Vertrieb finden Sie hier.
Für den Aufbau eines aussagekräftigen Sales-Dashboards geht es konkret um die Beantwortung folgender Fragen:
- Was soll das Sales-Dashboard abbilden?
- Wie sollte es organisiert und aufgebaut sein?
- Was sollten Sie als Grafik visualisieren?
- Welche Absprünge sollte es enthalten?
- Welche Funktionen sind notwendig?
Nach Bearbeitung der Fragen sollten Sie alle Elemente definiert haben, die ein gut strukturiertes Dashboards ausmachen und dadurch alle relevanten Informationen auf einen Blick erhalten. Für einen tieferen Einblick in die Beantwortung der fragen, empfehlen wir Ihnen unseren passenden Video-Beitrag.
2. Woher kommen die Daten?
In unseren Augen gibt es dafür 6 wesentliche Datentöpfe in Ihrem Unternehmen, welche Sie für Ihre Sales-Dashboards und allgemein für Ihr Vertriebscontrolling anzapfen können.
Erhalten Sie in unserem Beitrag einen guten Überblick und erkenn Sie schnell, welche Datenquellen in Ihrem Unternehmen bereits gut vorhanden sind oder noch weiter ausgebaut werden müssen.
Generell empfehlen wir, so schnell wie möglich mit den vorhandenen Daten zu starten. Es ist sinnvoller, zunächst mit den vielleicht wenigen aber vorhandenen Informationen loszulegen, als zu warten, bis man alle gewünschten Werte abbilden könnte. Der Grund dafür ist recht einfach: Die Mitarbeiter im Vertrieb gewöhnen sich schnell an die bereitgestellten Informationen, arbeiten damit und können wertvolle Tipps für die Weiterentwicklung geben. Aus der Praxis für die Praxis – so muss das Credo lauten.
3. Wie sieht die Umsetzung aus?
Um ein Sales-Dashboard technisch aufzusetzen, ist die Entscheidung für ein sogenanntes BI-Tool zu treffen. BI steht für Business-Intelligence und bedeutet, dass aus großen Datenbeständen auf systematische Weise relevante Kennzahlen, Charts und Aussagen abgeleitet werden. Wir bei cm&p haben uns als offizieller Microsoft Silver Partner für Power BI von Microsoft entschieden. Aber es gibt auch jede Menge anderer BI-Tools, so zum Beispiel das ebenfalls weitverbreitete, aber komplexere QLIK.
Einen Überblick mit welchen Tools Sie Ihr Dashboard im Rahmen Ihres Vertriebscontrollings aufbauen können, erhalten Sie in unserem Video-Beitrag.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei dem Aufbau Ihrer eigenen Sales-Dashboards in Ihren Unternehmen. Sie haben Fragen oder benötigen Hilfe? Dann stehen wir Ihnen gerne für einen ersten unverbindlichen Austausch zur Verfügung. Schreiben Sie uns über unser Kontaktformular oder rufen uns unter der 069 15043528-0 an.
Gerne unterstützen wir Sie auch von Anfang an bei dem Aufbau Ihrer Sales-Dashboards oder sind auch bei der Entwicklung und Einführung Ihres digitalen Vertriebscontrolling Ihr Ansprechpartner. Für den Start empfehlen wir Ihnen die Buchung unseres Phase-Alpha-Workshops. Erfahren Sie hier mehr über unseren eigenen Ansatz.