Wissen Sie, welche Ihrer Daten in welchem System liegen?

Verschaffen Sie sich einen IT-Überblick

Ohne Daten funktioniert Digitalisierung nicht. Sie sind sozusagen die DNA Ihres digitalen Geschäftsmodells. Dahinter steht die Idee, Daten zu monetarisieren. Daten sind das neue Öl – diesen Spruch liest man allenthalben. Aber was nutzt es Ihnen, wenn Sie auf einer Ölquelle sitzen aber nicht wissen, wie Sie dieses Öl fördern und gewinnbringend vermarkten? Ergo müssen Sie sich einen strukturierten Überblick über Ihre aktuelle System- und Datenlandschaft im Vertrieb verschaffen, um so zielgerichtet an der qualitativen und quantitativen Weiterentwicklung Ihrer Datenbestände zu arbeiten.

Noch ein rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag beschäftigt sich nicht mit der juristischen Seite von Daten, also den Themen Datensicherheit und Datenschutz. Zwingende Voraussetzung für die Arbeit mit Daten ist selbstverständlich deren DSGVO-konforme Nutzung. Davon wird in diesem Digital-Baustein stillschweigend ausgegangen.

Die Rolle von IT-Systemen bei der Digitalisierung

In der analogen Welt beherrschen Sie diese Vorgehensweise vermutlich sehr gut: Ein Verkäufer erhält im Rahmen eines Verkaufsgesprächs Informationen des Kunden über das Anforderungsprofil und den Einsatzzweck einer gewünschten Maschine, leitet daraus seine Schlussfolgerungen ab und unterbreitet ein passendes Angebot.

In der digitalen Welt erfolgt das alles weitgehend ohne menschliches Zutun auf der Basis von generierten Daten. Diese Daten müssen in Systemen erfasst werden (sammeln), sie müssen interpretiert werden (analysiert) und anschließend basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen zu konkreten Aktivitäten führen (handeln). Die Sammlung der Daten kann sowohl analog, z.B. in einem direkten Kundengespräch, oder direkt digital, z.B. durch digitale Fußabdrücke im Internet, erfolgen. Wichtig ist, dass alle Daten danach für eine automatische Verarbeitung in IT-Systemen zur Verfügung stehen.

Anhand dieser kurzen Einleitung wird schnell erkennbar: Wenn Sie Ihren Vertrieb digitalisieren wollen, benötigen Sie ein neues und weitergehendes Verständnis von Daten als bisher. Und vor allem benötigen Sie ein vertieftes Wissen darüber, welche Daten mit welchem Ziel in welchen Systemen vorgehalten werden.

Der zielgerichtete Einsatz von IT-Systemen wird dabei ein immer wichtigerer Erfolgsfaktor für Unternehmen. Zwar versprechen die System-Anbieter versprechen immer einsatzfähigere Lösungen mit vielen neuen Features. Doch welche Systeme sind die Richtigen für Ihr Unternehmen? Was, wenn Ihre Anforderungen in dem System nur teilweise abgedeckt werden? Und wie können Sie das Zusammenspiel der eingesetzten Systeme gewährleisten? Diese Fragen stehen immer stärker im Fokus und jedes Unternehmen braucht hier einen strukturierten Ansatz, um zu Antworten zu gelangen.

Business Intelligence – Ihre neue Ölbohrplattform

 

Im Mittelpunkt Ihrer Daten-Strategie steht eine technische Plattform für die Datenanalyse, genannt „Business Intelligence“. Hier gibt es zahlreiche Tools, mit denen Sie solche Analysen durchführen können. Zwei auch im Mittelstand recht bekannte Analyse-Werkzeuge sind PowerBI von Microsoft sowie QlikSense. Diese Tools sind in der Lage, Daten aus sehr unterschiedlichen Quellen zu aggregieren, sie miteinander zu verknüpfen und so aufzubereiten, dass auch das “normale” Personal im Vertrieb, der Vermietung oder der Werkstatt damit arbeiten kann – nicht nur die Datenexperten. 

 

Die technische Seite von Daten: Typische Systemlandschaften im Mittelstand

An erster Stelle ist bei vermutlich allen Firmen das ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu nennen. Im Jahr 2020 sollte ein solches System den Workflow Ihrer Prozesse abbilden. Tatsächlich können das nur sehr wenige Programme. Stattdessen sind die Programme eine Aneinanderreihung von Datenbankfeldern, die der Anwender mühsam auswendig lernen muss, um damit arbeiten zu können. Sie kennen das: Wann immer ein neuer Mitarbeiter eingelernt werden muss, dauert es sehr lange, bis er die Tiefen des Programms verstanden hat. Eine logische und vorgegebene Schrittfolge basierend auf einer Customer Journey ist faktisch nicht vorhanden. Und das gilt erst recht für die zuvor genannte Erfordernis der Vernetzung von Daten.

Auf der anderen Seite sitzen Sie als Anwender-Unternehmen und haben bisher auch kein erhöhtes Bedürfnis gezeigt, um mit den Daten, die Ihr ERP-System generiert, zu arbeiten. Vielerorts werden ERP-Systeme noch immer wie elektrische Schreibmaschinen betrachtet, weit davon entfernt, das vorhandene Potential auszuschöpfen. Zudem werden gleiche Daten in unterschiedlichen Systemen mehrfach erfasst, ohne dass aktiv nach Lösungen zur Vermeidung von „Datenmüll“ gesucht wird.

Häufig sieht die System-Welt dann so aus:

(vereinfachte Darstellung, nicht vollständig):

 

Es gibt verschiedene Datenbanken (Datentöpfe) die mehr oder weniger nebeneinanderstehen. In manchen Silos greifen die einzelnen Datentöpfe schon ineinander über oder sind sogar integraler Bestandteil (z.B. ein CRM-Tool im ERP-System oder die Zeiterfassung im ERP-System). So könnte man also teilweise schon von vernetzten Daten und Systemen sprechen. Einen wirklichen Überblick liefert eine solche Darstellung allerdings noch nicht.

Ein Stufenplan zum Aufbau einer System-Landschaftskarte

Schritt 1: Überblick verschaffen

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die im Unternehmen vorhandenen EDV-Systeme und -Anwendungen. Denken Sie dabei auch an eher selten genutzte Programme. Fragen Sie auch in den einzelnen Abteilungen nach, mit welchen Anwendungen hier gearbeitet wird. Oftmals nutzen einzelne Mitarbeiter Systeme, die im restlichen Unternehmen nicht bekannt sind. Sie können auch die Software-Rechnungen der letzten 12 Monaten durchgehen. Neben dem Software-Namen sollten Sie auch das Einsatzgebiet dieses Systems in Ihrem Unternehmen notieren. Alle Kernfunktionen des Unternehmens sollten hierdurch abgedeckt sein.

Ganz wichtig: Es geht bei dieser Auflistung hier nicht nur um eine Übersicht über die verwendeten ERP oder CRM Systeme, sondern vielmehr um die Darstellung der Buntheit/Vielfalt der eingesetzten EDV-Systeme und –Anwendungen in Ihrer Firma. Da tummeln sich unfassbar viele Sub-Systeme. Ein Beispiel: Dokumente werden häufig im ERP-System gespeichert aber parallel/zusätzlich auch in einem elektronischen Dokumenten-Management (z.B ELO), in Google Drive abgelegt und dann werden diese bereits produzierten Daten nochmals in einem ganz anderen System manuell ein weiteres Mal erzeugt, weil man sie nicht elektronisch übertragen kann.

Schritt 2: Systemlandschaftskarte zusammensetzen

Wenn Sie alle Systeme erfasst haben, stellen Sie Verbindungen dazwischen her: In welchen Systemen passiert was, wie sind diese untereinander vernetzt, welche sind sogenannte stand-alone Lösungen? Bitte beachten Sie, dass es hier nicht um eine technische Systemarchitektur geht, sondern um eine Abbildung der unternehmerischen Kernfunktionen und der dafür eingesetzten Systeme.  

Anhand dieser Systemlandschaftskarte können Sie die Weiterentwicklungen der Systeme vorantreiben. Dabei gibt es in jedem Unternehmen typischerweise ein „führendes System“, welches eine zentrale Kernfunktion im Unternehmen abbildet. Setzen Sie dieses in das Zentrum der Karte und ergänzen dann die weiteren Systeme. Sie können die Systeme von links (=Vertrieb) nach rechts (=Backoffice) aufführen.

Schritt 3: Bleibt der Kern (das führende System) stabil?

Im Mittelpunkt steht ihr führendes System. Eine wesentliche strategische Entscheidung ist es, ob Sie sich vorstellen können, mit diesem System die nächsten 5 Jahre Ihres Unternehmen erfolgreich gestalten zu können. Die zentrale Säule in Ihrer Systemwelt muss feststehen, um eine Weiterentwicklung um diesen Kern herum zu ermöglichen. Wenn es erforderlich ist, Alternativen für das führende System zu betrachten, dann ist dies ein eigenständiges Projekt (Anforderungen sammeln, Best-Practices in der Branche identifizieren, Pflichtenheft definieren, Auswahlverfahren, Umsetzungsplanung etc.).

Schritt 4: Konzentrische Kreise und Verbindungslinien

Wenn Ihre Systemlandschaftskarte inkl. führendem System steht, dann können Sie die Optimierung angehen. Wie können Sie die Potenziale dieser Systeme besser nutzen? Welche Systembausteine fehlen? Welche Systeme müssen ersetzt werden? Welche Verbindungen fehlen oder müssen optimiert werden?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Systemlandschaftskarten eine wichtige Grundlage darstellen. Sie helfen dabei die wichtigsten Digitalisierungs-Schritte zu identifizieren. Auch wenn das Bild „nie fertig sein kann“, ist es wichtig, immer weiter aufzuräumen. Neue Mitarbeiter, neue Prozesse, neue Markteintritte können auf dieser Basis viel schneller erfolgreich sein.

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