Prozesse automatisieren ohne Entwicklerkenntnisse, geht das?

Microsoft Power Automate

Unser Arbeitsalltag ist gespickt mit immer wiederkehrenden Routineaufgaben über mehrere Anwendungen hinweg, die uns von unseren eigentlichen Aufgaben abhalten.

Mit Power Automate (ehemals Microsoft Flow) erhalten Sie ein Cloud-basiertes Tool aus dem Office365-Universum mit denen Sie Ihre internen, aber auch externen Prozesse abbilden, automatisieren und dokumentieren können.

Prozesse automatisieren ohne Entwicklerkenntnisse, geht das? Gerade bei der Erstellung von automatisierten Prozessen, sogenannte Workflows, zwischen den verschiedenen Anwendungen von Microsoft365 macht Power Automate den Einstieg für Unerfahrene leicht. Hier versorgt das Tool seine Benutzer mit ausführlichen Erklärungen zu den einzelnen Prozessmöglichkeiten und einer guten Übersicht für den eigenen Prozessaufbau. Dabei erhalten Sie zusätzlich Zugang zu einer Vielzahl an Prozessvorlagen der Flows von Microsoft und der Community, die Sie verwenden oder sich davon inspirieren lassen können.

So könnte ein Flow mit Power Automate aussehen
So könnte ein Flow mit Power Automate aussehen

Sobald Sie Ihren Flow erfolgreich aufgebaut und aktiviert haben, dokumentiert Power Automate jede Ausführung des Flow detailliert und zeigt es Ihnen übersichtlich an. Falls ein erstellter Flow nicht richtig von Ihnen aufgesetzt wurde, haben Sie dadurch zusätzlich den Vorteil, dass Sie durch die saubere Dokumentation erkennen können, wo der Flow abgebrochen ist und Sie einen Fehler gemacht haben.

Im unteren Bereich finden Sie das Ausführungsprotokoll, welches Sie für mehr Informationen anklicken können
Im unteren Bereich finden Sie das Ausführungsprotokoll, welches Sie für mehr Informationen anklicken können

Power Automate bietet nicht nur die Möglichkeit Flows zwischen den Office365 Anwendungen zu erstellen, sondern auch einer Vielzahl an externen Anwendungen. Dadurch entstehen vielseitige und zahlreiche Anwendungsfelder, die Sie in Ihrem Alltag wiederfinden.

Sie wollen mehr über die Systeme und Tools erfahren, die wir intern und bei unseren Kunden einsetzen? Dann klicken Sie hier und lernen mit unserer interaktiven Systemlandschaft Stärken und praxisorientierte Anwendungsfälle von über 40 Anwendungen kennen.

Wie arbeitet cm&p mit Power Automate?

Bei cm&p findet Power Automate Anwendung bei internen Prozessen und unseren Leistungen und Produkten in Kundenprojekten. Intern können wir so wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert abbilden, die Zeit sparen und über eingestellte Benachrichtigungen die jeweiligen Verantwortlichen über Ereignisse informieren, damit Sie über alles im Bilde sind.

In Kundenprojekten verwenden wir Power Automate mehrheitlich für das automatisierte Aktualisieren von Elementen. Dabei kann es sich um Tabellen, Excel-Dateien, Listen oder anderen Datenbanken handeln. Bei vielen unserer Produkte und Leistungen haben wir verschiedene Datenflüsse aus verschiedenen Anwendungen, die wir sammeln, verarbeiten, aufbereiten und wieder zurückspielen müssen. Der Flow ermöglicht einen automatisierten Austausch der Daten zwischen den je nach Produkt und Leistung verschiedenen Anwendungen. Sobald die nötigen Schritte ebenfalls innerhalb der Anwendungen erstellt und automatisiert wurden, können Prozesse so vollständig automatisiert ausgeführt werden.

Verkäufersteuerung
Eine große Herausforderung in der Verkäufersteuerung ist die Erfassung von vertriebsrelevanten Daten.

Bei dem digitalisierten Vertriebscontrolling stammen viele Daten aus verschiedenen Anwendungen und können mittels Power Automate verbunden und durch das Aktualisieren der Elemente automatisiert werden.

Darüber hinaus gibt es weitere beliebte Anwendungsfelder, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag wiederfinden:

  • Bilden Sie Ihren Urlaubsfreigabe-Prozess ab und automatisieren Sie ihn. Einmal aufgesetzt, folgt er immer einem definierten Ablauf.
  • Erstellen Sie Ihre automatisierten Prozesse auch außerhalb der Office365-Umgebung und bündeln Sie z.B. frei zugängliche Wettbewerbsinformationen oder listen Sie alle Social-Media-Posts mit Ihrer Firmennennung auf.
  • Automatisieren Sie die Ablage von Dateien je nach Kennung an einem bestimmten Ort oder richten Sie einen Prozess zur Freigabe von Dokumenten vor dem Versand ein.
  • Bilden Sie Ihr terminiertes Projektmanagement ab und bringen die Abläufe in geordnete Workflows.
  • Greifen Sie auf andere Systeme zurück, um Ihre eigene App zu entwickeln, zugeschnitten auf die Aufgaben des Betriebs: Automatische Wiedervorlagen, Kalendereinträge im persönlichen Kalender einstellen, Business Intelligence in der Kombination mit PowerBI.

Power Automate bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten und Anwendungsfeldern. Starten Sie am besten mit einzelnen weniger komplexen Prozessen für einen guten Einstieg und bauen Sie Schritt für Schritt darauf auf. Probieren Sie es einfach aus – seit März dieses Jahrs, können Sie sogar kostenlos darauf zugreifen.