Die Digitalisierung trifft alle Unternehmen und hier auch den Vertrieb. Dafür gibt es zahlreiche Tools, wie z.B. CRM-Systeme, Mailing-Programme oder Marketing-Automationen. Geht es um deren Vernetzung und die intelligente Weiterverarbeitung der Vielzahl von Informationen, die aus und in diesen Systemen entstehen, taucht die Frage auf, mit welcher Software-Lösung das am besten gelöst werden kann. Letztlich geht es ja nicht um die Produktion von Daten, sondern darum, daraus einen möglichst großen vertrieblichen Nutzen für das Unternehmen zu ziehen. Schnell sind wir dann bei der Diskussion darüber, ob man sich eher für Office 365 von Microsoft oder die G-Suite von Google entscheiden sollte.
Vorab die Information: Beide Tools haben ihre Stärken und Schwächen, wir gehen im Folgenden darauf näher ein. Je nach Anwendungsfall kann man hier zu subjektiv unterschiedlichen Einschätzungen gelangen. Geht es jedoch konkret um die Vertriebssteuerung, haben wir einen klaren Favoriten: Office 365. Warum das so ist, erläutern wir Ihnen jetzt ausführlich.
Inhaltsverzeichnis
1. Welche Anforderungen an die Verarbeitung von Vertriebs-Informationen haben Sie?
2. Vertrieb braucht Texte: Wer hilft Ihnen bei der bequemen Textverarbeitung?
3. Vertrieb produziert Daten: Detaillierte Datenanalyse oder einfache Tabellenkalkulation?
4. Vertrieb braucht Bilder: Wer unterstützt die Präsentation im Kopf besser?
5. Vertrieb braucht Kommunikation: Kleine aber feine Unterschiede beim Mailen
6. Vertrieb braucht Menschen: Wer ist der Allrounder für ihr Team-Management?
7. Vertrieb braucht Informationen: Microsoft Forms und Google Forms auf Augenhöhe?
8. Vertrieb braucht Internet: Wo liegen Ihre Daten?
9. Vertrieb braucht Innovationen: Wer bietet die besseren Applikationen und Add-On‘s?
10. Kostenvergleich von Office 365 und Google G-Suite
11. Unser Fazit
Bevor es losgeht, stellen wir Ihnen zum besseren Verständnis noch die wesentlichen Begriffe der einzelnen Anwendungen aus der Welt von Microsoft Office und Google gegenüber.
1. Welche Anforderungen an die Verarbeitung von Vertriebs-Informationen haben Sie?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an die Verarbeitung und Verwaltung seiner vertrieblichen Informationen bzw. Daten. Wenn Vertriebe noch unsicher sind, mit welchem System sie starten sollen oder generell ob sie einen Systemwechsel in Betracht ziehen, dann macht es Sinn, wenn Sie sich erst einmal Gedanken zu Ihrer Vertriebsmannschaft machen. Denn die müssen ja hinterher mit den Informationen arbeiten. Konkret geht es darum, wer im Vertrieb mit wem zusammenarbeitet und welche Erfahrungen und Systemkenntnisse mitbringt. Wenn Ihr Team beispielsweise bereits gute Kenntnisse in der Welt von G-Suite besitzt, macht es durchaus Sinn, weiter damit zu arbeiten.
Außerdem benötigen Vertriebsmitarbeiter Ihre Informationen meist:
- Zusammen an einem Ort
- Zentral verfügbar
- Benutzerrelevant steuerbar.
Eine benutzerrelevante Steuerung ist insofern wichtig, da beispielsweise ihr Vertriebsmitarbeiter nicht dieselben Informationen, wie der Geschäftsführer benötigt. Diese Anforderung muss ein System lösen können.
Daraufhin überlegen Sie sich, welche Anforderung Sie allgemein an eine Lösung zur Verarbeitung von Vertriebs-Informationen haben, z.B.:
- Wie sieht Ihre Systemlandschaft aus? (CRM-Systeme, SQL-Datenbanken, …)?
- Welchen speziellen rechtliche Rahmen und Datenschutz müssen Sie berücksichtigen?
- Möchten Sie oft Planwerte und aktuelle Vertriebskennzahlen grafisch darstellen?
Denken Sie dabei langfristig. Bei cm&p pflegen wir das Motto „Vom Ende her denken“. Das bedeutet, dass Sie auch Veränderungen, die ggf. erst in ein paar Jahren in Ihrem Unternehmen vorgesehen sind, berücksichtigen sollten.
2. VERTRIEB BRAUCHT TEXTE: Wer hilft Ihnen bei der bequemen Textverarbeitung?
Wie in allen Bereichen verfassen Sie auch im Vertrieb Unmengen an Texten. Dies soll aufgrund der hohen Anzahl so bequem wie möglich ablaufen und bestenfalls mit dem richtigen Programm auch noch Zeit sparen.
Dabei ist Microsoft Word grundsätzlich das leistungsfähigere Textverarbeitungsprogramm. Es verfügt über mehr als 50 vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie schnell Dokumente für verschiedene Zwecken erstellen können und mit der Option, weitere zu importieren. Google Docs dagegen hat standardmäßig nur 5 Vorlagen zur Auswahl, was sich allerdings durch entsprechende Add-Ons noch deutlich erweitern lässt.
Word kann außerdem zahlreiche Bilder, Diagramme, Diagrammtypen und intelligente Objekte einfügen, die in Google Docs gar nicht vorhanden sind. Außerdem haben Sie mit Word auch mehr Kontrolle über Funktionen wie Tabellenformatierung und Steuerelemente, Textstile, Aufzählungszeichen, Zeilenumbrüche usw.
Beide Programme ermöglichen es, Dokumente per E-Mail oder über einen Link auszutauschen, den Zugriff von Mitarbeitern zu verwalten, Kommentare hinzuzufügen und Dokumente zu bearbeiten.
Bei Office 365 geht eine Versionskontrolle bzw. eine Wiederherstellung nur über die Cloud und dann auch nur die Wiederherstellung der älteren Version.
Google Docs speichert auch automatisch alle Änderungen an den Dokumenten. Jede Änderungsversion erhält allerdings zusätzlich einen Zeitstempel mit dem Namen Ihres Mitarbeiters, der die Änderung vorgenommen hat, sowie die Änderungen selbst. Eine Wiederherstellung zu einer früheren Version des Dokuments ist ebenfalls mit wenigen Klicks möglich.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt
3. VERTRIEB PRODUZIERT DATEN: Detaillierte Datenanalyse oder einfache Tabellenkalkulation?
Die drei neuen Datenanalyseverfahren in Microsoft Excel Power Pivot, Power Query und Power View helfen Ihnen Ihre Vertriebskennzahlen noch besser darzustellen, mit ihnen zu arbeiten und sie Ihren Kunden anschaulich vorzustellen. Excel verfügt zusätzlich über verschiedene Diagramme zur Datenvisualisierung und zahlreiche Formeln, die in Google Sheets gar nicht verfügbar sind. Außerdem werden in Excel auch große Datenmengen sehr schnell geladen und verarbeitet.
Das klingt jetzt natürlich erst einmal so, als würde jeder Vertrieb Excel nutzen müssen. Wenn Sie die komplexen Funktionen allerdings gar nicht benötigen, ist Google Sheets deutlich einfacher zu bedienen. Es führt einen Revisionsverlauf, was die Zusammenarbeit an einem Dokument erleichtert. Benutzer können ihren Google Sheets auch schnell zusätzliche Funktionen über die “Add-On”-Funktion hinzufügen.
Außerdem speichert Google Sheets, wie auch in Google Docs automatisch alle Änderungen an den Dokumenten. Sie können also alle Änderungen genau verfolgen, sehen wer sie gemacht hat und die frühere Version mit wenigen Klicks wiederherstellen.
Eine Entscheidung hier ist absolut individuell zu treffen. Excel besitzt zwar deutlich mehr Funktionen und Möglichkeiten, allerdings müssen Sie für diese auch erst einmal eine Verwendung haben.
Ansonsten bietet Google Sheets nämlich auch alle wichtigen Funktionen und eine benutzerfreundliche Anwendung.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
4. VERTRIEB BRAUCHT BILDER: Wer unterstützt die Präsentation im Kopf besser?
Was den Aufbau und die Gestaltung von Präsentation angeht, ist Powerpoint das leistungsfähigere Tool. Es bietet eine größere Auswahl an Vorlagen, Design-Ideen, Themen und anderen Visualisierungsoptionen. Es hat auch viel mehr Optionen für Folienübergänge und Animationen.
Google Slides bietet jedoch mehr Funktionen zum Erstellen von Online-Präsentationen. Mit der “Presenter View” hat der Moderator während einer Präsentation Zugriff auf Sprechernotizen auf dem Bildschirm. Er kann auch die Präsentation zeitlich planen und den Timer bei Bedarf anhalten oder zurücksetzen. Die Benutzeroberfläche von Google Slides ist auch viel intuitiver, wodurch Präsentationen einfacher und schneller erstellt werden können. Wenn Ihr Fokus also mehr auf Online Präsentationen liegt, können Sie Google Slides auf jeden Fall in Betracht ziehen.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
5. VERTRIEB BRAUCHT KOMMUNIKATOION: Kleine aber feine Unterschiede beim Mailen
Sowohl Outlook als auch Google Mail bieten sehr ähnliche Funktionen an. Outlook ermöglicht es Ihnen jedoch auch, E-Mails offline durch einfaches Drag & Drop zu speichern. Außerdem können Sie Ordner erstellen, um E-Mails zu sortieren, und benutzerdefinierte Filter zum “Durchsuchen” von E-Mails verwenden. Damit können Sie E-Mails organisieren, ohne sie lesen zu müssen.
Der durchschnittliche Benutzer wird Gmail jedoch viel benutzerfreundlicher finden. Es sammelt E-Mails automatisch in einem Thread, so dass Mitarbeiter E-Mail-Interaktionen wie Konversationen verfolgen können. Sie können auch Etiketten für E-Mails erstellen und die E-Mails dann nach Kategorien sortieren. Die Suchfunktion von Google Mail ist auch wesentlich leistungsfähiger als Outlook und kann durch benutzerdefinierte Variablen eine bestimmte E-Mail finden. Das macht vor allem Ihren Verkäufern die Arbeit und Koordination mit Ihren Kunden einfacher.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
6. VERTRIEB BRAUCHT MENSCHEN: Wer ist der Allrounder für ihr Team-Management?
Microsoft Teams ist ein großer Vorteil für das Office 365 Paket. Über Teams können Sie die Zusammenarbeit in Teams organisieren, z.B. durch Gruppenchats in verschiedenen Kanälen oder die Verknüpfung von Dokumenten und Arbeitsbereichen, die Anpassung von Bildschirmfreigaben usw. Teams ist auch mit dem Rest des Office365-Paketes kompatibel, so dass Sie es als Dashboard verwenden können, um Arbeitsabläufe zu organisieren. Teams hilft Ihnen also schnell und übersichtlich Ihre Vertriebsmannschaft zu organisieren, wichtige Dokumente zusammen und zentral zu bearbeiten, Abteilungen miteinander zu koordinieren und beispielsweise Ihre Außendienstmitarbeiter immer erreichbar zu halten.
Derzeit gibt es für die G-Suite kein Äquivalent zu Microsoft Teams. Über Hangout können Nutzer lediglich chatten und Videokonferenzen organisieren, dies geht allerdings auch durch andere externe Anbieter.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
7. VERTRIEB BRAUCHT INFORMATIONEN: Microsoft Forms und Google Forms auf Augenhöhe?
Die Forms-Lösungen beider Anbieter helfen Ihnen, standardisierte Abfragen z.B. zu Vertriebserfolgen, durchzuführen (Besuchsberichte etc.). MS Forms und GoogleForms sind zwar beides Befragungstools, allerdings haben sie beide sowohl in der Erstellung als auch in den technischen Möglichkeiten rundherum Unterschiede. Das Thema Verzweigung ist bei Microsoft deutlich einfacher gelöst als bei Google. Google hat dafür den Vorteil, dass das Formular auch auf Daten in einem Sheet zugreifen kann: Das ist bei Microsoft nicht möglich.
Ansonsten hat Microsoft Forms noch eine erweiterte Version, FormsPro, die mehr Anpassungs- und Einbettungsoptionen ermöglicht. Derzeit gibt es für Google Forms keine entsprechende Premium-Version. Letztlich können Sie aber mit beiden Versionen die gleichen Lösungen entwickeln. Der Unterschied liegt hier sehr stark im Detail.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
8. VERTRIEB BRAUCHT INTERNET: Wo liegen Ihre Daten?
Was Sie jetzt schon einige Male vorher gelesen haben gilt auch hier, Microsoft Sharepoint ist zwar das leistungsstärkere aber Google-Websites das benutzerfreundlichere Webhosting-Tool.
Google Sites ist viel einfacher anzupassen als Sharepoint, aber Sharepoint hat deutlich mehr Funktionen und ist leistungsfähiger in Bezug auf die Dokumentenverwaltung, was für Ihren Vertrieb natürlich durchaus relevant ist. Es gibt auch mehr Add-ons in Sharepoint als Google Sites, und es ist mit Power Automate integriert, was es Ihnen ermöglicht, vertriebliche Prozesse in Sharepoint zu organisieren und zu automatisieren.
Die Vorteile der beiden Systeme auf einen Blick gegenübergestellt:
9. VERTRIEB BRAUCHT INNOVATIONEN: Wer bietet die besseren Applikationen und Add-On’s?
Office 365 hat deutlich mehr ergänzende Funktionen und Apps als G-Suite. Dazu gehören z.B.:
- Microsoft Plannerunterstützt, durch eine intuitive Aufgabenverwaltung, Ihr Projektmanagement.
- Power Automatehilft Ihnen automatisierte Workflows zwischen Ihren Apps und Diensten zu erstellen. Damit können Sie beispielsweise Dateien synchronisieren, Benachrichtigungen erhalten und Daten sammeln.
- Mit Power Appskönnen Sie schnell benutzerdefinierte Anwendungen erstellen, die mit Ihren Geschäftsdaten verknüpft sind.
- OneNoteist Ihr digitales Notizbuch. Sie können zahlreiche multimediale Inhalte wie Emails, PDF-Dateien, Videos und vieles mehr einfügen, bequem verwalten und Notizen anbringen.
- Power BIist eine Sammlung von Business Intelligence Tools für die cloudbasierte Analyse von Geschäftsdaten. So können Sie Ihre Geschäftsdaten analysieren und die Ergebnisse grafisch aufbereiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Es gibt keine Äquivalente zu diesen Apps/Add-On‘s in der aktuellen G-Suite, was natürlich einen weiteren Vorteil für Office 365 bedeutet, sofern Sie diese Add-On‘s auch für die Steuerung Ihres Vertriebs nutzen wollen. Unsere Erfahrung ist, dass es genau diese Tools sind, die hinterher den Reiz der Vertriebssteuerung ausmachen. Z.B. fokussieren wir uns bei cm&p derzeit stark auf PowerBi. Aktuell machen wir die Erfahrung, dass dieses Office-Tool sehr praktisch für die (grafische) Aufarbeitung und Analyse der Geschäftsdaten ist und übertragen daher immer mehr Reports unserer Kunden weitestgehend von Excel auf Power BI.
10. Kostenvergleich von Office 365 und Google G-Suite
Zuletzt werfen wir noch einen Blick auf die Kosten von Microsoft Office 365 und Google G-Suite. Dabei vergleichen wir die jeweiligen Business Pakete pro Benutzer und Monat. Dazu sei allerdings gesagt, dass es für beide Varianten noch andere Alternativen gibt.
Microsoft bietet auf seiner Webseite das Office 365 Business Standard Paket für 10,50€ pro Benutzer/Monat an. Klicken Sie hier, um zu den offiziellen Angeboten von Microsoft zu kommen. Die Google G-Suite Business-Variante wird für 9,36€ pro Benutzer/ Monat angeboten. Klicken Sie hier, um zu den offiziellen Angeboten von Google zu kommen.
Das klingt erst einmal nach keinem großen Unterschied, allerdings summiert sich bei vielen Benutzern und langer Laufzeit doch ein relativ großer Unterschied. Für ein mittelständiges Unternehmen mit 50 Mitarbeitern würde das jährlich bedeuten:
MS: 10,50 € * 50 Mitarbeiter * 12 Monate = 6300€
Google: 9,36 € * 50 Mitarbeiter * 12 Monate = 5616€
Die Microsoft Variante ist zwar teurer, allerdings beinhaltet sie auch mit mehr Funktionen. Letztlich müssen Sie entscheiden, ob Sie für die vielen technischen Möglichkeiten auch tatsächlich Anwendung in Ihrer Vertriebssteuerung finden.
11. Unser Fazit
Für kleine und mittelständische Unternehmen bieten sowohl Office 365 als auch Google G-Suite die wichtigsten Funktionen, die zur Verbesserung der vertrieblichen Produktivität benötigt werden. Die meisten Funktionen sind sehr ähnlich, und beide bieten eine Cloud-basierte Umgebung, die mit den meisten Browsern, Betriebssystemen und Geräten kompatibel ist. Die beiden Systeme haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte, und die richtige Systemwahl hängt von den vertrieblichen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
Im Prinzip ist Office 365 das leistungsfähigere System, insbesondere für Benutzer, die Microsoft Office bereits offline zur Dokumentenbearbeitung nutzen. Darüber hinaus ist es mit zahlreichen Apps und Funktionen ausgestattet, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung komplexer Vertriebsprozesse, bei Meetings und bei der Zusammenarbeit an Projekten sowie bei der Organisation von Dokumenten unterstützen. Da es jedoch über so viele Funktionen verfügt, braucht es eine (steile) Lernkurve, um Office 365 effektiv zur Steuerung des Vertriebs zu nutzen.
Wenn Sie Simplizität schätzen und mit wenig Einrichtung und technischem Support loslegen möchten, dann ist die G-Suite die idealere Option.
Wir bei cm&p haben uns für Microsoft Office 365 als bevorzugtes Tool zur Steuerung von Vertriebsinformationen entschieden, da wir erleben, dass der größere Umfang an Features bei Office 365 die Vertriebssteuerung wirklich stark unterstützt und bei der Verarbeitung Ihrer Vertriebs-Informationen weiterhilft. Wie anfangs schon erwähnt pflegen wir das Motto „Vom Ende her denken“ und das passt auch hier wieder gut. Mit Ihrem Informations-Verarbeitungssystem suchen sie eine langfristige Lösung, auf der Sie Ihr Vertriebsnetz, Ihre Mitarbeiter und auch ihre Datenbanken einbinden und aufbauen können. Unserer Meinung nach bietet Microsoft Office 365 langfristig die bessere Lösung und hat viel Potential Ihnen in Zukunft weitere Möglichkeiten zu eröffnen.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der richtigen Entscheidung und wie immer gilt: Bei Fragen und Anregungen einfach melden: Über unser Kontaktformular oder +49 (0) 69/150435280 anrufen. Wir freuen uns darauf.
Falls Sie weitere Schritte zur Digitalisierung Ihres Betriebs planen, schauen Sie hier nach den Fördermöglichkeiten durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und nutzen Sie Ihre Chancen: Wir sind für das Beratungsprogramm go-digital „Digitale Markterschließung“ und „Digitale Geschäftsprozesse“ zugelassen