So erkennen Sie auf einen Blick wo Ihr Vertrieb steht

Die Digitalisierung Ihres Vertriebscontrollings

In vielen Unternehmen existieren an unterschiedlichen Stellen Informationen über vertriebliche Aktivitäten. Gebündelt werden diese jedoch selten. So gibt es Besuchsdaten im CRM-System, Auswertungen über die Web-Aktivitäten in Google Analytics und Angebotsinformationen im ERP-System. Wieviel einfacher wäre es doch, wenn alle diese Informationen an einem Ort vorhanden wären? Dafür benötigen Sie ein zentrales Vertriebscontrolling.

Ein aussagefähiges Vertriebscontrolling basiert auf zwei Grundlagen: Zum einen der Festlegung der Parameter, die aus Sicht des Unternehmens für den vertrieblichen Erfolg relevant sind (KPI’s). Zum anderen den im Unternehmen vorhandenen Systemen und Datenbeständen. Basierend darauf wird ein Fachkonzept erarbeitet, dass beide Seiten – Daten und Systeme – in einen Zusammenhang bringt. Der Schwerpunkt dabei liegt auf den sogenannten Pre-Sales-Informationen, also allen Informationen bis zum Abschluss eines Vertrages. Das Vertriebscontrolling bildet also im besten Falle den kompletten Sales-Funnel im Unternehmen ab.

Um ein Vertriebscontrolling technisch aufzusetzen, ist die Entscheidung für ein sogenanntes BI-Tool zu treffen. BI steht für Business-Intelligence und bedeutet, dass aus großen Datenbeständen auf systematische Weise relevante Kennzahlen, Charts und Aussagen abgeleitet werden. Wir bei cm&p haben uns für PowerBI von Microsoft entschieden. Aber es gibt auch jede Menge anderer BI-Tools, so zum Beispiel das ebenfalls weitverbreitete aber komplexere QLIK. Das BI-Tool ist das Herz Ihres Vertriebscontrollings.

Entscheidend für den Erfolg Ihres neuen Controllings ist die Tatsache, dass wir die Daten aus Ihren unterschiedlichen Vor-Systemen in PowerBI importiert bekommen. Damit sind wir in der Lage, an einem zentralen Ort Ihr Reporting aufzubauen und bereitzustellen. Der Vorgang des Daten-Imports kann dabei teilweise automatisiert werden. Auch die manuelle Eingabe von Daten, z.B. durch den Verkäufer direkt, ist dabei möglich. Das geschieht über Formulare, die auf dem Handy des Außendienstes installiert und von dort aus direkt aufgerufen werden können (s.a. Blogbeitrag Besuchscontrolling).

Über das zuvor erstellte Fachkonzept wissen wir bereits, welche Daten abgebildet werden sollen. Entsprechend wird die Datenbank strukturiert und die für die Auswertung vorgesehenen Tabellen und Charts entwickelt. Das Ganze natürlich responsive, also auch für Tablet und Smartphone anwendbar.

Wir empfehlen, den operativen Vertrieb den Zugriff auf das Sales-Dashboard einzurichten, so dass er jederzeit weiß, wo das Gesamtunternehmen vertrieblich steht. Über ein aktives Rollen- und Rechtemanagement können dem Außendienst bestimmte Lese- und Schreibrechte eingeräumt bzw. untersagt werden. Damit legt das Unternehmen fest, was der Vertrieb sehen darf.

Das Mehrwert eines solcherart aufgesetzten Reportings besteht darin, dass alle Informationen zur Steuerung des Vertriebs an nur einem Ort abrufbar sind, egal in welchem ursprünglichen System sie generiert wurden. Das bedeutet im Endeffekt, dass keine Anpassungen der bestehenden Systeme erforderlich sind, sondern lediglich ein smartes Auswertungstool darübergelegt wird. So sieht digitales Vertriebscontrolling im Jahr 2020 aus.

Grundsätzlich sind alle digitalen Leistungspakete von cm&p durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWO) förderfähig. Erfahren Sie mehr über das Förderprogramm GoDigital auf unserer Website https://cmundp.de/godigital/, insbesondere ob Ihr Unternehmen förderfähig ist und wie hoch die Förderung ausfallen kann. Gerne prüfen wir für Sie auch.