Kennen Sie die Situation: ein größeres Projekt steht an, aber Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Sie glauben, noch genügend Zeit zu haben, fangen gleichzeitig mehrere Baustellen an und merken nach einer gewissen Zeit, dass es langsam eng wird? Sie laufen in wachsender Hektik dem Ziel hinterher, wohl wissend, dass es ohnehin kaum noch zu erreichen ist? Und dann ist da auch noch das Tagesgeschäft…
So geht es vielen unserer Kunden bei der Einführung neuer Systeme im Unternehmen. Sei es der Aufbau eines Organisationshandbuchs, die Einführung einer neuen Software oder die umfassende Anpassung von Prozessen. Für alle diese Aufgaben gilt: Ordnung im Kopf führt zu Ordnung auf dem Papier führt zu Ordnung im Ergebnis. Es ist wichtig, dass Sie sich diese Phase vor einem Projekt gönnen und nicht einfach sofort los arbeiten. Bringen Sie erst einmal Ordnung in Ihre Gedanken und fangen das Projekt danach strukturiert an. Ein Werkzeug, das wir in unserer Beratungsarbeit täglich nutzen, ist die sogenannte „regressive Planung“. Damit ist gemeint, dass das Projekt vom Ende her aufgebaut und dann nach vorne – zum heutigen Tag – geplant wird.
Das hat den Vorteil, dass man sofort erkennt, welche Voraussetzungen in früheren Phasen geschaffen werden müssen, damit die späteren Schritte planmäßig realisiert werden können.
So sieht dann Ihr 3-Stufen-Plan aus:
Stufe 1: Ziele definieren: Wo wollen wir hin? Gesamtziel und Meilensteine festlegen! Eine grobe Planung reicht an dieser Stelle in der Regel aus.
Stufe 2: Informationen sammeln. Nutzen Sie dafür die bekannten 6 W-Fragen
- Wo stehen wir?
- Wann soll das Projekt fertig werden?
- Wer macht…
- ….Was?
- Wofür ist wer verantwortlich?
- Welche Risiken können erkannt und wie gegensteuert werden?
Stufe 3: Zeitplan erarbeiten. Mithilfe der vorgeschlagenen regressiven Planung planen Sie nun „rückwärts“ vom Ziel (Soll-Zustand) nach vorne zum Ausgangspunkt (Ist-Situation / heute). Verteilen Sie die Meilensteine auf der Zeitachse und ordnen Sie die einzelnen Tätigkeiten den Kalenderwochen zu. Überlegen Sie dabei vorher, wieviel Zeit für welche Aktion nötig ist, und planen Sie Puffer ein (mind. 20%). Kein noch so guter Plan kann Störungen aus dem Tagesgeschäft auffangen, daher sollten Sie von Anfang an Zeit für Unvorhergesehenes mit einkalkulieren. Benennen Sie für die einzelnen Tätigkeiten den Verantwortlichen.
Wenn Sie das alles getan haben, dann lassen Sie Ihren neuen Projektplan liegen und schlafen eine Nacht drüber. Schauen Sie sich den Plan am nächsten Tag noch einmal an und vergewissern sich, dass er wirklich realisierbar ist. Wenn Sie dann noch immer davon überzeugt sind, beginnen Sie unverzüglich mit der Arbeit. Und kontrollieren Sie regelmäßig, ob Sie die geplanten Meilensteine erreicht haben.
Viel Erfolg!
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