Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte

Sales-Dashboards visualisieren Ihren Vertriebserfolg

Häufig wird der Vertrieb noch immer über Renner- und Penner-Liste, lange Excel-Tabellen und seitenlange Auswertungen gesteuert. Dabei ist schon lange bekannt: Ein Bild sagt mehr als 1000 Wort. Genau das tut ein Sales-Dashboard: Es zeigt auf einen Blick, wo Ihr Vertrieb gerade steht. Punktgenau, individuell und interaktiv. Was damit genau gemeint ist, erläutern wir nachfolgend.

Dank moderner Reporting-Tools müssen Auswertungen nicht mehr langweilige Tabellen sein. Vielmehr werden Kennzahlen in Form von interaktiven Charts abgebildet. Ein interaktives Chart ist eine Grafik, hinter der mehr Informationen stecken, als auf den ersten Blick erkennbar sind. Ein Beispiel verdeutlicht das sehr gut: Stellen Sie sich ein Chart vor, in dem Sie die Umsatzentwicklung des letzten Monats für Ihr Gesamtunternehmen sehen. Jetzt interessiert Sie, wie sich diese Umsatzentwicklung nach Produkten aufgliedert. Sie klicken den entsprechenden Button „Produkte“ an und sehen die Grafik aufgeteilt nach Produkten. Wenn Sie die gleiche Informationen für Ihre Verkäufer haben möchten, klicken Sie in der Grafik auf „Verkäufer“ und Sie sehen die Umsatzentwicklung je Verkäufer abgebildet. Und wenn Sie wissen möchten, welcher Verkäufer welche Produkte am besten verkauft hat, wählen Sie beide Kriterien in der Grafik aus. Somit haben Sie nicht mehr einen Daten-Friedhof als Ansicht sondern bewegen sich interaktiv durch die Kennzahlen so wie Sie es zum Zeitpunkt Ihrer Analyse benötigen.

Damit sind wir beim Punkt Individuell. Ein Vertriebsleiter hat andere Informationsbedürfnisse als ein Gebietsleiter oder ein Verkäufer. Entsprechend müssen die Dashboards so aufgebaut sein, dass jeder im Vertrieb tätige Mitarbeiter genau die Infos bekommt, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Wir empfehlen daher immer, den Vertriebsmitarbeitern den Zugriff auf das Sales-Dashboard einzurichten, so dass sie jederzeit wissen, wo sie vertrieblich stehen. Über ein aktives Rollen- und Rechtemanagement können dem Außendienst bestimmte Leserechte eingeräumt bzw. untersagt werden. Damit legt das Unternehmen fest, was der operative Vertrieb sehen darf und was nicht. Das dass Ganze natürlich Smartphone- und Tablet-fähig erfolgt, versteht sich von selbst.

Und welche Informationen gehören jetzt in einem solchen Dashboard abgebildet? Nun, das hängt von Ihrer Branche und Ihren vertrieblichen Zielen ab. Hierfür müssen die erforderlichen KPI’s (Key performance indicators) definiert werden. Diese KPI’s müssen punktgenau die Daten messen (abbilden), die für den Erfolg Ihres Vertriebs relevant sind. Zwar gibt es das übliche Set vertrieblicher Standard-Kennzahlen (Angebotsquote, Abschlussquote, Umsatzentwicklung etc.). Darüberhinaus gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlicher KPI’s, die für das eine Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, für ein anderes Unternehmen aber überhaupt nicht relevant. Daher steht zu Beginn des Aufbaus eines Sales-Dashboards immer die Überlegung, welche Kennzahlen die eigentlichen Treiber in Ihrem Vertrieb sind.

Generell empfehlen wir, so schnell wie möglich mit den vorhandenen Daten zu starten. Es ist sinnvoller, zunächst mit den vielleicht wenigen aber vorhandenen Informationen loszulegen, als zu warten, bis man alle gewünschten Werte abbilden könnte. Der Grund dafür ist recht einfach: Die Mitarbeiter im Vertrieb gewöhnen sich schnell an die bereitgestellten Informationen, arbeiten damit und können wertvolle Tipps für die Weiterentwicklung geben. Aus der Praxis für die Praxis – so muss das Credo lauten.

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